Section 1Données traitées
- Votre compte. Adresse e-mail, nom, rôle, groupes d'appartenance, date de dernière connexion. Le mot de passe, quand il y en a un, n'est jamais stocké en clair. Les comptes ouverts par SSO sont rattachés à votre annuaire d'entreprise.
- Vos conversations. Les questions que vous posez, les réponses reçues, les fichiers que vous joignez et le titre des échanges. Tout cela est conservé dans la base de votre instance pour que vous retrouviez votre historique.
- Vos documents. Les fichiers déposés dans les bases de connaissances, leur texte extrait et les vecteurs qui permettent la recherche. Selon la configuration, ces bases peuvent être personnelles ou partagées au sein d'un groupe.
- Votre usage. Modèle sollicité, nombre de jetons consommés, coût associé, horodatage, quota restant. Ces éléments sont rattachés à votre adresse e-mail.
Section 2Le mode de déploiement de votre instance
Maestro AI se déploie de trois manières. Le mode retenu par votre organisation détermine ce qui sort de l'instance, et donc lesquelles des sections suivantes vous concernent. Votre administrateur peut vous l'indiquer.
| Mode | Où tourne le modèle | Ce qui sort de l'instance |
|---|---|---|
| Cloud | Chez le fournisseur du modèle choisi, joint par un intermédiaire technique | Votre question, le contexte joint et l'historique de l'échange. Le fournisseur peut être établi hors Union européenne. |
| Cloud souverain | Chez un hébergeur français, sur des serveurs situés en France | Les mêmes éléments, sans sortie du territoire français. |
| On-premise | Sur les serveurs de votre organisation, modèles installés localement | Rien. L'instance peut fonctionner sans accès à internet. |
Le tableau décrit où tourne le modèle. L'hébergement de la plateforme suit sa propre logique : lorsque le serveur est géré par RobotsRock, l'instance Maestro AI, sa base de données et les fichiers qui y sont déposés sont hébergés chez OVHcloud, en France, en mode cloud comme en mode souverain. Lorsque le serveur est géré par votre organisation, l'hébergeur est celui qu'elle a retenu. Le mode souverain se distingue donc par l'infrastructure d'inférence, pas par celle qui héberge la plateforme.
Une même instance peut combiner les deux premiers modes et publier côte à côte des modèles acheminés vers l'extérieur et des modèles hébergés en France : le mode dépend alors du modèle que vous sélectionnez.
En mode on-premise, votre demande n'est transmise à aucun fournisseur de modèle extérieur. Les transferts décrits en section 9 ne vous concernent pas. Les accès techniques dont dispose RobotsRock sont décrits en section 11.
Section 3Finalités et bases légales
| Pourquoi | Sur quelle base |
|---|---|
| Répondre à vos demandes et produire les contenus attendus | Exécution du contrat qui lie votre organisation à RobotsRock |
| Donner accès au service, authentifier, gérer les droits et les groupes | Exécution du contrat |
| Mesurer la consommation et en répartir le coût | Intérêt légitime de l'organisation à maîtriser sa dépense |
| Sécuriser le service, superviser sa disponibilité, tracer les incidents | Intérêt légitime à la sécurité du système |
Section 4Ce que fait l'intelligence artificielle
Maestro AI n'héberge pas de modèle : il transmet votre demande au modèle que vous choisissez et vous renvoie sa réponse. Quatre fonctions modifient ce trajet.
- Maestro Max interroge plusieurs modèles en parallèle sur la même question, puis fusionne leurs réponses. Votre demande est donc transmise à plusieurs fournisseurs, pas à un seul.
- La recherche approfondie transmet votre question à un moteur de recherche web et fait lire les pages trouvées par un service tiers, avant qu'un modèle n'en fasse la synthèse.
- La recherche documentaire retrouve les passages pertinents de vos bases de connaissances et les joint à votre question avant de l'envoyer au modèle.
- La génération de documents produit des fichiers à partir du contenu de l'échange. Ils restent disponibles au téléchargement pendant 72 heures, puis sont effacés automatiquement.
Les réponses sont générées automatiquement et peuvent être inexactes, incomplètes ou inventées. Elles n'ont pas vocation à fonder seules une décision concernant une personne. Aucune décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD n'est prise par le service.
Section 5Où vos données sont traitées
Répondre à une question suppose de la transmettre à un modèle. Les autres traitements s'exécutent sur le serveur de votre instance.
| Traitement | Où il s'exécute |
|---|---|
| Extraction du texte des fichiers déposés | Sur votre instance, service Tika |
| Vectorisation des documents pour la recherche | Sur votre instance, modèle all-MiniLM-L6-v2 embarqué |
| Stockage des conversations, comptes et bases de connaissances | Sur votre instance, base PostgreSQL |
| Génération et modification de documents | Sur votre instance |
| Réponse à votre question | Chez le fournisseur du modèle choisi, avec votre question, les extraits pertinents de vos bases et l'historique de l'échange en cours |
Déposer un document dans une base de connaissances ne le transmet à personne. Dès que vous posez une question qui s'y rapporte, les passages pertinents sont joints à votre demande et transmis au modèle, avec l'historique de la conversation.
Section 6Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées pour entraîner des modèles.
| Prestataire | Ce qu'il reçoit | Où |
|---|---|---|
| Hébergeur de l'infrastructure | L'ensemble des données stockées par l'instance | OVHcloud, en France, lorsque le serveur est géré par RobotsRock. Sinon, l'hébergeur retenu par votre organisation |
| Intermédiaire d'acheminement vers les modèles | Votre question et le contexte joint, transmis au modèle retenu | Achemine vers le fournisseur du modèle, hors Union européenne le cas échéant |
| Hébergeur français de modèles | Idem, pour les modèles hébergés en France | France |
| Moteur de recherche Google et service de lecture de pages | Votre question, uniquement en recherche approfondie | Selon le prestataire retenu, hors Union européenne le cas échéant |
| Microsoft | L'authentification, si votre organisation utilise le SSO | Selon votre tenant |
| Service de mesure interne | Métadonnées d'usage, cf. section 7 | Serveur RobotsRock, France |
Les prestataires effectivement sollicités dépendent de la configuration retenue par votre organisation. Leur nom figure au contrat conclu avec elle, et votre administrateur peut vous le communiquer.
Section 7Mesure de l'usage
Chaque appel à un modèle est enregistré dans un outil de mesure hébergé par RobotsRock en France. Y sont consignés le modèle sollicité, le nombre de jetons, le coût, la durée, et l'adresse e-mail du compte à l'origine de l'appel.
Le contenu des échanges n'y figure pas : ni vos questions, ni les réponses.
Ces enregistrements sont conservés pendant la durée du contrat, sans purge intermédiaire : le suivi de la consommation porte sur tout l'historique.
Section 8Recherche sur le web
Quand vous utilisez la recherche web, votre question est transmise au moteur de recherche Google. Le contenu des pages trouvées est ensuite lu, puis intégré à la réponse qui vous est faite. Les autres échanges ne déclenchent aucune recherche.
Section 9Transferts hors de l'Union européenne
Quelle que soit la configuration retenue, vos conversations, vos documents et vos comptes sont hébergés en France ou sur les serveurs de votre organisation, et n'en sortent pas. La vectorisation et l'extraction de texte sont exécutées localement.
En revanche, la question que vous posez est transmise au fournisseur du modèle que vous choisissez. Selon ce modèle, l'intermédiaire d'acheminement peut la transmettre à un fournisseur établi hors Union européenne, sous le couvert des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, dont une copie peut être obtenue auprès de votre organisation. Le mode « zéro conservation » empêche qu'elle y soit conservée ; il n'empêche pas ce transfert. Selon la configuration retenue, une instance peut ne publier que des modèles hébergés en France ou installés sur ses propres serveurs, ce qui supprime ce transfert.
Section 10Durée de conservation
| Donnée | Combien de temps |
|---|---|
| Conversations, fichiers joints, bases de connaissances | Jusqu'à suppression par vous ou par un administrateur |
| Documents générés au format PDF, DOCX ou autre | 72 heures, puis effacement automatique |
| Mesure de l'usage : modèle, jetons, coût, horodatage | Durée du contrat, sans purge intermédiaire |
| Compte et droits associés | Durée du contrat |
Au terme du contrat entre votre organisation et RobotsRock, l'ensemble est supprimé : conversations, documents, bases de connaissances et comptes.
Les journaux techniques des serveurs sont conservés de façon glissante et ne contiennent pas le contenu des échanges.
Section 11Sécurité
Échanges chiffrés en transit. Mots de passe conservés sous forme d'empreinte non réversible. Cloisonnement par compte et par groupe : vous ne voyez que vos conversations et les espaces auxquels vous avez été rattaché. Les serveurs sont supervisés en continu, avec alerte en cas d'incident. Dans l'interface, aucun compte ne donne accès aux conversations d'un autre. Les administrateurs désignés par votre organisation accèdent aux paramètres de l'instance et au tableau de bord de suivi de l'usage, pas aux échanges.
L'équipe Maestro AI dispose d'un accès au serveur pour l'exploitation et la maintenance de l'instance, dans le cadre du contrat conclu avec votre organisation. Lorsque l'instance est installée en on-premise ou hébergée par votre organisation, les administrateurs qu'elle désigne y ont également accès. Un tel accès permet d'atteindre l'ensemble des données de l'instance.
Section 12Vos droits
Accès, rectification, effacement, limitation et opposition. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
La portabilité ne couvre que les données traitées sur la base du contrat, celles de votre compte et de vos échanges. Elle ne s'étend pas aux traitements fondés sur l'intérêt légitime (article 20 du RGPD).
Ces droits s'exercent auprès de l'organisation qui vous a fourni l'accès, responsable du traitement : votre employeur ou votre collectivité. RobotsRock fournit le logiciel et l'hébergement, n'agit que sur ses instructions en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD), et l'assiste pour vous répondre.
Vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou déposer une réclamation sur cnil.fr.
Section 13Cookies
Le service dépose les cookies strictement nécessaires à votre connexion et au maintien de votre session. Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de suivi tiers, donc aucun consentement requis.
Section 14Éditeur et contact
Éditeur : ROBOTS ROCK, société par actions simplifiée au capital de 10 000 euros
Adresse : 260 rue Denis Papin, 13100 Aix-en-Provence
Immatriculation : SIREN 107 136 129, TVA intracommunautaire FR63107136129
Contact pour vos données : hello [chez] maestro-ai [point] fr
Si vous utilisez Maestro AI dans le cadre de votre organisation, adressez-vous d'abord à elle. Sur une installation on-premise, l'hébergement relève de votre organisation ; les accès techniques dont RobotsRock dispose pour l'exploitation et la maintenance sont décrits en section 11.
Section 15Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment si la configuration des prestataires change. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. Les évolutions substantielles sont portées à la connaissance des organisations clientes.